Wie Cloud Computing Business beeinflusst hat

Alleine die ständige Verfügbarkeit von Daten und die organisationalen Vorteile machen Cloud Computing zu einem wichtigen Tool für Unternehmen. Wie wurden Unternehmen nun unterm Strich durch die Verwendung von Cloud Computing beeinflußt - wurden manche Bereiche tatsächlich dadurch grüner (GreenIT)? Was ist der ausschlaggebende Grund für Unternehmen sich für Cloud-Lösungen zu entscheiden?

der Standard: Das Büro der Zukunft ist überall

Die Arbeitswelt wird in den nächsten Jahren zusehends smarter. Der eigene Schreibtisch als solcher wird verschwinden, ist Thomas Leiner von IBM Österreich überzeugt

Das wird es nicht mehr lange geben, dass Sie sich erst durch die Papierstapel, die sich in den letzten Tagen angehäuft haben, zu Ihrem Schreibtischsessel durchkämpfen müssen. Doch dabei geht es weniger darum, dass dieser Motivationskiller als solcher abgeschafft wird, sondern vielmehr darum, dass es den Arbeitsplatz, wie wir ihn heute kennen, nicht mehr allzu lange geben wird. „Wir werden künftig nicht mehr an einem bestimmten Arbeitsplatz arbeiten, sondern der Fokus wird mehr auf den Projekten liegen", ist Thomas Leiner, Certified Senior Program Manager bei IBM Österreich überzeugt.

Siemens lebt diese Idee bereits an ersten Standorten. Nachdem Versicherungsschutz, Fragen zur Arbeitszeiterfassung und Datensicherheit geklärt werden konnten, wurden die festen Schreibtische für eine Vielzahl der Mitarbeiter abgeschafft. Da ohnedies nie alle gleichzeitig in der Firma sind, stehen für die 600 Mitarbeiter der Zentrale in Düsseldorf lediglich 400 Arbeitsplätze zur Verfügung, und jeder Arbeitnehmer wählt frei, an welchem Schreibtisch er arbeiten möchte.

Leere Schreibtische

Das führt dazu, dass niemand etwas am Schreibtisch zurücklassen kann. Container mit den notwendigen Papieren und Schreibutensilien der einzelnen Mitarbeiter sind in einem Raum untergebracht. Jeder holt sich in der Früh sein Kasterl und nimmt es mit an den Arbeitsplatz. Bei diesem und ähnlichen Projekten fällt auf, dass die Anzahl der Papiere stark abnimmt. „Die meisten Unterlagen, die wir zum Arbeiten brauchen, haben wir sowieso auf dem Laptop, dem iPad oder sie liegen in der Cloud. Damit kann man jederzeit online auf alles zurückgreifen und braucht das gedruckte Papier immer seltener", erklärt Thomas Leiner. „Mobile Devices, die Cloud und iPads werden immer wichtiger, und Mitarbeiter werden künftig immer mehr online arbeiten." Auch IBM hat als Pionier und Ansprechpartner für das Büro der Zukunft an einzelnen Standorten dieses Bürokonzept der nicht personalisierten Arbeitsplätze für sich selbst realisiert.

Das erhöht zum einen die Flexibilität der Mitarbeiter, und die Unternehmen sparen an Mieten und Unterhaltskosten. Teile des frei werdenden Geldes legen fortschrittliche Firmen in Kreativ-Zonen an. Entspannungsräume mit Liegen, Fitnessgeräten und Duschen dienen als Kreativpool. „Diese Räume werden zwar selten genutzt", sagt der Büroforscher Jörg Kelter, in der Süddeutschen Zeitung, „Aber sie signalisieren, dass es dem Arbeitgeber nicht nur um Power und Leistung geht, sondern dass ihm auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter wichtig ist."

Wer sich wohlfühlt ist produktiver

Das Frauenhofer Institut unterstützt diese Aussage: Forscher haben herausgefunden, dass Mitarbeiter, die sich wohlfühlen, um mehr als die Hälfte produktiver sind als andere. Dazu gehört wohl auch, nicht jeden Tag ins Büro zu müssen. Online-Konferenzen sparen Mitarbeitern, die über die Welt verstreut sind, viel Zeit und ersparen dem Unternehmen Flugkosten. Hot-Spots, die am ganzen Standort verteilt sind, machen es zudem möglich, die Konferenz auch einmal aus der Firmen-Cafeteria führen zu können.

Dafür investieren die Arbeitgeber in leistungsstarke Mobiltelefone und tragbare Computer. Doch auch ein weiterer Trend ist laut Thomas Leiner absehbar: Bring your own device. „Wir bieten unseren Mitarbeitern schon jetzt an, dass sie mit dem Gerät, das sie sich selbst gekauft haben, bei uns arbeiten dürfen." Eine Herausforderung, die von den IT-Abteilungen gemeistert werden muss, ist die Frage nach der Sicherheit. „Gerade bei den Mobilitätslösungen, die extern auf das Firmennetzwerk zugreifen können, ist höchste Vorsicht geboten." Durch den externen Zugriff durch Computer und Mobiltelefone bietet man Hackern nur allzu leicht Zutritt zu vertraulichen Daten.

Soziale neue Arbeitswelt

Doch wie sozial wird das Arbeiten, wenn niemand mehr einen fixen Schreibtisch hat und die Menschen arbeiten, wo sie gerade sind? Experten gehen davon aus, dass die Verbindungen zwischen den Menschen stärker und mehr werden. Wer ständig seinen Schreibtisch wechselt, kommt immer wieder mit anderen Kollegen in Kontakt und profitiert im Idealfall von den neuen Sichtweisen von Mitarbeitern aus vollkommen anderen Ressorts.

Telekom Austria: Virtuelles Arbeiten - Grundvoraussetzungen für flexibles Arbeiten im virtuellen Büro.

Flexible Arbeitsmodelle werden immer beliebter. Laut einer aktuellen Studie arbeiten bereits mehr als 30 Prozent aller Beschäftigten nicht mehr regelmäßig im eigenen Büro, sondern von zu Hause aus. Das Grazer Softwarehaus TimeTac, das selbst auf virtuelles Arbeiten setzt, hat dazu ein Zehn-Punkte-Programm erarbeitet, das flexibles Arbeiten ermöglichen soll. Bei der Umsetzung seien Arbeitnehmer und -geber gleichermaßen gefordert.

„Das Freundschaftsspiel endet mit einem fairen 5:5. Seitens der Mitarbeiter sind Selbstorganisation, Disziplin, Durchhaltevermögen, Kommunikationskompetenz und Ergebnisorientierung beim flexiblen Arbeiten gefragt, das Unternehmen muss im Gegenzug Vertrauen, günstige technische Rahmen-bedingungen, Mitarbeiterorientierung, Partnerschaftlichkeit und klare Zielvorgaben bieten“, erläutert Thomas Puchleitner, Geschäftsführer von TimeTac.

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist mobil und flexibel, das ahnte man auch schon bevor eine kürzlich von Forrester Consulting durchgeführte Studie unter zahlreichen kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen konkrete Zahlen dazu ausspuckte. Demnach arbeiten 30 Prozent aller Beschäftigten nicht mehr regelmäßig im eigenen Büro, sondern beim Kunden oder von zu Hause aus. Außerdem wird in der Regel dann gearbeitet, wenn die persönliche Leistungskurve am besten ist – oder wenn es notwendig ist. Mitarbeiter nutzen moderne Technik, um miteinander in Kontakt zu bleiben und zusammenzuarbeiten. Und: auch der externe Arbeitsplatz ist nicht mehr notwendigerweise ein „Büro“ wie etwa das klassische Home Office.

Abenteuer Virtualität
Was gut klingt, kann in der Praxis allerdings an starren Unternehmensstrukturen und mangelnder Vorbereitung scheitern. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen lassen sich auf das Abenteuer „virtuelle Arbeit“ ein, ohne genau zu wissen, welche Herausforderungen dabei auf sie zukommen. Trotzdem könne es sich lohnen, weiß TimeTac: Wer zehn Grundvoraussetzungen erfülle, könne eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten schaffen.

Rahmenbedingungen
In einem jahrelangen Prozess und Schritt für Schritt hat das Grazer Softwareunternehmen selbst „on-the-job“ gelernt, welche Voraussetzungen man für das neue flexible Arbeiten mitbringen muss: „Flexibilität ist in der Arbeitswelt häufig sehr negativ besetzt.“, erklärt Puchleitner. „Home Office und Gleitzeit sind bei uns Standard, weil wir erkannt haben, dass motivierte Mitarbeiter mehr leisten. Wer aber glaubt, Flexibilität bedeute, dass Arbeitnehmer sich völlig dem Willen und den Bedürfnissen ihrer Umgebung unterordnen, der hat das Prinzip der virtuellen Arbeit grundlegend missverstanden. Partnerschaftlichkeit ist das Um und Auf für flexible Arbeitsmodelle“, so der TimeTac-Chef.

Das Ergebnis zählt!
Unternehmen können nur dann flexible Arbeitsmodelle ermöglichen, wenn sie ihren Mitarbeitern ausreichend Vertrauen entgegen bringen. „Ohne Vertrauen geht es nicht“, betont Puchleitner. „Vielen Führungskräften wird schwarz vor Augen, wenn Sie daran denken, dass die Mitarbeiter nicht täglich im Büro am Schreibtisch sitzen. Es gibt ein natürliches Bedürfnis nach Kontrolle, das ganz eng mit der Präsenzkultur im deutschsprachigen Raum verbunden ist.“
Man müsse sich von der Illusion verabschieden, dass die Kontrolle über den Arbeitsort und die Arbeitszeit von Mitarbeitern automatisch auch bedeutet, dass man das Ergebnis im Griff hat. Für die Stimmung im Unternehmen sei es besser, loszulassen, den Mitarbeitern die nötigen Freiheiten zu schenken, erklärt Puchleitner: „Das Ergebnis zählt. Der Weg dorthin bleibt jedem selbst überlassen. Klare Zielvorgaben helfen dabei, einander zu vertrauen und eine gute Arbeitsatmosphäre zu schaffen.“

Freiheit als Herausforderung
Das Konzept stellt freilich auch Ansprüche an die Reife der ArbeitnehmerInnen. Gleitzeit, Home Office, Auszeiten vom Job – diese Freiheit im Arbeitsleben ist eine Frage der Organisation. Doch: „Wer nimmt, der muss auch geben“, erklärt Puchleitner. Arbeitnehmer bräuchten Selbstorganisation, Disziplin, Durchhaltevermögen, Kommunikationskompetenz und Ergebnisorientierung, um ihre neuen Freiräume nicht zu missbrauchen.

„Wer Arbeit im Kopf nur mit dem Büro verbindet, muss sich eventuell erst an den Gedanken gewöhnen, dass sie nicht an einem geographischen Ort stattfindet, den man täglich aufsucht, sondern eine Tätigkeit, die man erfüllt“, gibt der TimeTac-Chef allen Interessierten als Denkanstoß mit. Ein gutes Verhältnis zu Kollegen kann nur aufrecht erhalten, wer gerne zum Telefon oder zur Tastatur greift und von sich aus mit anderen in Kontakt tritt. „Wer den Chef im Rücken braucht, um produktiv zu sein, wird beim Arbeiten vom Café aus rasch ein Leistungstief erleben.“

Technik bietet Unterstützung
Webbasierte Software für Videokonferenzen, Zusammenarbeit und Zeiterfassung unterstützen Arbeitnehmer beim Arbeiten von überall. Bei TimeTac selbst hat man dafür ein Online-Kollaborationstool entwickelt, das man nun auch aktiv vertreiben will.
Die Software bietet Führungskräften und Mitarbeitern die Möglichkeit, Kurznachrichten zu veröffent-lichen und sich gegenseitig über ihren Arbeitsfortschritt zu informieren, der Projektfortschritt sei daher für jeden Beteiligten transparent nachvollziehbar. Eine integrierte Zeiterfassung garantiere darüber hinaus, dass alle rechtlichen Vorschriften eingehalten und die Gehälter korrekt abgerechnet werden können. „So sehr Technik die Zusammenarbeit erleichtert, so wenig kann sie jedoch eines ersetzen: Vertrauen“, weiß Puchleitner.